دليلك للتحضير للاجتماعات في بيئة العمل عن بُعد

الجديد في عالم تعليم المنظمات

‌‌دليلك لتحضيرات الاجتماعات في بيئة العمل عن بُعد

‌‌في العدد الماضي ناقشنا بعض الخطوات لتصميم جدول عمل (أجندة) ناجحة سواء للفرق التي تعمل في المكاتب أو عن بُعد، واستكمالًا لهذا الحديث نتطرق اليوم لكيفية التحضير للاجتماعات في بيئة العمل عن بُعد نظرًا لتطلُب ذلك بعض الخطوات لضمان الحصول على اجتماع مؤثر سواءً للأفراد أو للمنظمة. ‌‌

ولتسهيل الأمر؛ سنقسم التحضيرات إلى قبل وبعد الاجتماع‌‌

تحضيرات ما قبل الاجتماع ‌‌

1- تجهيز جدول (أجندة) واضحة الأهداف

الهدف من الاجتماعات الافتراضية هو جمع أعضاء الفريق لمناقشة مشكلة، أو إيجاد حلول لها، أو بناء علاقة عمل صحية بين الأعضاء، لذا عقد اجتماعات بدون أجندة واضحة هو إضاعة كبيرة للوقت، ‌‌

2- إعداد قائمة الحضور ودعوتهم ‌‌

دعوة الحضور قبل الاجتماع بفترة معقولة يساعد على إعطائهم الفرصة للاستعداد للاجتماع، بعض الأخطاء الشائعة هي دعوة الحضور قبل موعد الاجتماع بيومين على سبيل المثال: مما قد يُسبّب الضغط لبعض أفراد الفريق نظرًا لأن بعض الأفراد لديهم مواعيد واجتماعات مسبقة في تقويماتهم. ‌‌‌‌

3- تشجيع الحضور على فتح الكاميرات‌‌

في حال كان الحضور أو أعضاء الفريق لا يعرفون بعضهم على أرض الواقع سيكون من اللطيف دعوتهم لفتح الكاميرات إن أمكن ذلك. فتح الكاميرات أثناء الاجتماعات الافتراضية له منافع منها

• شعور التركيز المصاحب للفرد أثناء فتح الكاميرا
• تقليل الشعور بالانعزال
• منع التشتت الذي قد يحدث نتيجة القيام بشيء آخر أثناء الاجتماع مثل تصفح منصات التواصل، الرد على إيميل…إلخ‌‌‌‌

4- تخصيص وقت مناسب لكل موضوع

من الممكن أن تبدأ الاجتماع وتسترسل في الحديث عن موضوعٍ ما؛ بما يؤدي لتضييق الوقت على بعض المواضيع الأخرى. لذا وضع وقت مناسب ومعقول لكل موضوع أو بند يساعد على الإنتاجية، وينظّم سير الاجتماع. على سبيل المثال: عندما تخبر فرد أو عضو في الفريق بأن الوقت المتاح له 15 دقيقة، سيعمل على تنفيذ عرض تقديمي لا يتعدى تلك المدة. ‌‌

ملحوظة: قد يتفق مُيسر الاجتماع مع عضو من الفريق على تولي مهمة متابعة الوقت وتذكير الحضور في حال تخطوا الوقت المُخصص لهم فيما يُعرف بـ Time tracker.‌‌‌‌

في حال كان وقت الاجتماع قصير، ولديك العديد من المشاركات، يوصي خبراء Mckinsey باستخدام أسلوب الهرم (Pyramid Technique) في التواصل، ملخصه أن تستعرض حديثك على 3 خطوات أو ثلاث أجزاء من الهرم ‌‌

الجزء الأول (قمة الهرم)

يتم عرض الحل أو الاستنتاج الذي وصل له الفريق (Governing thought)، ‌‌

الجزء الثاني (منتصف الهرم)

عرض المعلومات الرئيسية (Key statements) التي تجيب على أحد السؤالين فيما لا يزيد عن 3-5 جمل طويلة حتى لا تفقد انتباه الحضور:

1- لماذا هذا الحل بالتحديد؟

2- كيف سيتم تطبيق؟ ‌‌

الجزء الثالث (قاعدة الهرم)

عرض الحقائق والمعلومات التي تدعم قرارك (Foundational Facts) ‌‌‌‌

4- تحضير أنشطة للحضور لكسر الجليد‌‌

في الاجتماعات ذات الأعداد الكبيرة، لابد أن يُركز مُيسر الاجتماع على إعطاء المساحة لكل شخص ليعبر عن رأيه بأريحية خاصةً في ظل بيئات العمل عن بُعد التي تضع عبء إضافي على الأفراد لأسباب كثيرة أهمها عدم رؤية فريق العمل على أرض الواقع، أو أن يُفهم حديثه بشكل خاطئ.‌‌

لابد أن تكون الأنشطة المُختارة يمكن تطبيقها بسهولة في بيئة العمل عن بُعد، وفي حال كانت الأنشطة تعتمد على التواصل، لا تفرض على الحضور أسئلة مُحددة، بل أسئلة مفتوحة لا تحصر المتحدث في نطاق ضيق. ‌‌‌‌

5- الاتفاق مع عضو آخر للمساعدة في إدارة الاجتماع‌‌

في غالب الأمر إذا كنت تقود الاجتماع، سيكون من الصعب ذهنيًا إدارة الاجتماع والقيام بشيء آخر، في هذه الحال يمكن الاستعانة بشخص ليكون مُيسر أو مستضيف مشارك للاجتماع (Co-host) ليقدم الدعم بعدة أشكال مثل:

• دعم الحضور
• تدوين الملاحظات
• تقسيم الحضور في غرف breakout room إذا لزم الأمر
• استقبال الأسئلة وكتابتها للإجابة عليها في حالة الأعداد الكبيرة ‌‌

ملحوظة: تتكون الملاحظات عادةً بخصوص موضوع أو تحدي معيّن يواجهه أفراد الفريق، أو تتضمن رؤوس أقلام أو عناوين هامة أو عناصر سيستكمل الفريق العمل والبناء عليها. ‌‌‌‌

إجراءات بعد الاجتماع

1- شُكر الأعضاء على حضورهم

اشكر الجميع على الحضور، وأظهر التقدير لمن ساعدوك في تيسير الاجتماع سواء بتدوين الملاحظات أو متابعة الوقت أو من أضافوا مشاركات ثرية للاجتماع. ‌‌

2- مشاركة ملخص الاجتماع ‌‌

شارك مع الأعضاء ملخص الاجتماع أو كما يسميه البعض (محضِر الاجتماع) ليكون الجميع على دراية بما تم مناقشته أو المهام المطلوبة في حال تم تعيين مهام لعضو بعينه. أيضًا لابد من مشاركة تسجيل للاجتماع إذا لزم الأمر أو في حالة تفويت بعض الأعضاء للاجتماع، ‌‌‌‌

3- متابعة مع الفريق لاتخاذ أي خطوة مطلوبة‌‌

في بعض الأحيان، يتم الاتفاق على مباشرة أعمال أو مشاريع مع أعضاء من نفسك فريقك أو فريق مختلف، لذا المتابعة فرصة جيدة للتأكد من أنهم مسؤولون عن التزاماتهم ولا توجد عقبات تقف في طريق التنفيذ.‌‌‌‌

بعض الأدوات والخصائص التقنية المساعدة في الاجتماعات عن بُعد‌‌

1- عزل الصوت من الضوضاء

برنامج Krisp اختيار جيد لعزل أي ضوضاء حولك قد تؤثر على جودة صوتك. البرنامج يوفر خطة مجانية تحتوي على عدد محدود من الدقائق بشكل أسبوعي، وخطة مدفوعة بعدد غير محدودة من الدقائق. ‌‌

2- خلفية افتراضية Virtual Background ‌‌

تطوّرت كل برامج وأدوات الاجتماع مثل Zoom - Google Meet - Microsoft Teams لتوفر خاصية الخلفية الافتراضية التي بدورها تُخفي خلفيّتك أو تستبدلها بصورة. الخاصية مهمة لأسباب عديدة منها عدم ملاءمة المكان الذي تجلس فيه، أو دخول متكرر لبعض الأشخاص في مكان عملك. ‌‌

معلومة: برنامج Krisp يوفر أيضًا خلفيات افتراضية، يمكنك الاستثمار فيه لتوفر على نفس امتلاك أكثر من أداة تقوم بنفس الغرض.‌‌

3- خاصية الغرف المنفصلة Breakout rooms

مفيدة في تنفيذ أنشطة كسر الجليد التي تحدثنا عنها سابقًا، أو في حالة تقسيم الحضور لمجموعات لمناقشة موضوع. ‌‌

4- أدوات التعاون في الوقت الفعلي

أدوات وبرامج مثل مستندات جوجل، جداول جوجل تتيح للمشاركين التعاون والعمل والتعديل في نفس الوقت.

Asana - HBR - The verge - Forbes - Mckinsey

أهم المستجدات

‌‌اقتنصت Sunstone تمويل قيمته 35 مليون دولار ، وهي تعمل على توفير برامج مهنية بالشراكة مع الجامعات والمعاهد المرموقة في الهند. سيتم استخدام التمويل للتوسع في عدة مدن هندية والتركيز على برامج تعليمية جديدة. ‌‌

45.9% من الشباب الهندي يمكن تصنيفهم على أنهم مؤهلين لسوق العمل(وفقًا لتقرير مهارات الهند -2021)، لذا فكّر المؤسس في حل لهذه المشكلة عن طريق تقديم برامج تعليمية عالية الجودة، مدعومة ماليًا بالشراكة مع المؤسسات التعليمية ذات السمعة المرموقة.‌‌

ما الفرق بين هذه المنظمة وبقية منافسيها؟ ‌‌

بالنظر لأهم المنافسين في سوق التعليم الجامعي العالمي مثل Coursera - UpGrad سنجد أن المنتج متشابه بدرجة كبيرة لكن هناك اختلافات طفيفة مثل نوعية البرامج التعليمية المتاحة، طريقة التشغيل، الفئة المستهدفة بما يتيح لكل منتج أن يتموضع في منطقة معينة. أبرز مثال هو شهرة Coursera باستقطابها لأفضل الخبراء التعليميين.‌‌‌‌

TechCrunch - India skills report ‌‌

نرشح لكـ

📋 إذا كنت أحد العاملين في مجال التعليم أو التدريب، نرشح لك الشهادات المهنية في تصميم خبرات التعليم الإلكتروني.

👁 رجوعًا للحديث عن الاجتماعات ومكالمات الفيديو، هذا المقطع يعالج أهم الأخطاء التي تحدث خلال اجتماعات الفيديو